محتويات المقال
ادارة الوقت و تحسينها للافراد و الشركات
تعتبر ادارة الوقت هامة جداً و ضرورية و حيوية لاجندة العمل المزدوجة ، و ذلك للتمكن من تحديد الاولويات الاساسية للاعمال و تحقيق الاهداف بسرعة ،
و وصف الوقت بأنه احد الاصول التي يمكن للشخص ان بستثمر فيها للحصول على نتائج منها ، فمن الممكن ان يكون بحوزتنا المال القليل او من المحتمل الفشل في عمل ما و اعادة بناءه من جديد
و لكن عندما يتعلق الأمر بالوقت فلا يمكن استعادته و هذا الأمر بالطبع و لكن هذا الأمر يتطلب ان يتم غسله بسرعة ،
فدعونا في هذا المقال نتعرف على ادارة الوقت و على التقنيات التي يمكن اتباعها لإدارة الوقت في اعمالنا بصفة عامة ،
ما هي ادارة الوقت ؟!
تعتبر ادارة الوقت عبارة عن تقنية بسيطة يمكن استخدامها لتخطيط الوقت القليل للاستخدام ، بالاضافة إلى القيام بادارة مقدار الوقت الذي نقضيه ضمن المهام الخاصة بالعمل
و من الطبيعي أن تصبح ادارة الوقت اسهل عند بعض الاشخاص مقارنة باشخاص آخرين ، و لكن الأمر متاح لجميع الناس صناعة عادة لتحسين المهارات الخاصة بهم في ادارة الوقت العمل في نفس الوقت ،
و بكل تأكيد سيتأثر العمل بدون ادارة الوقت و لن نتمكن بذلك من الحصول على نتائج ايجابية ، و يمكن بذلك ان نحصل على النتائج التالية :
- الزيادة الواضح في نسبة التوتر لدينا
- إنتاج عمل رديء جداً
- الاضرار بالسمعة المهنية الخاصة بنا
- حدوث اضرار بالتوازن بين الحياة و العمل
- ضياع المواعيد النهائية
تقنيات ادارة الوقت للتمكن من ادارة الوقت في العمل
ترتيب الاولويات
نحتاج إلى التوجيه الصحيح لكي لا نفقد المستوى الجيد في تحقيق الاهداف الخاصة بنا و لهذا فيجب علينا ان نهتم بالبداية بالشيء الاهم ثم الاهم ،
و حتى نتمكن من ادارة الوقت بالشكل الجيد يمكن أن نطلب من موظفينا ان يقوموا بتحديد الاولويات الاساسية لعملهم في البداية ،
و باستخدامهم لهذه الطريقة سيكون الموظفون لديهم فرصة لفهم كيفية استخدام الوقت للتمكن من إنهاء عملهم و بالتالي تحسين معدل العمل ،
التفويض
من المحتمل ان نكون قد مررنا او واجهنا مشاكل تتعلق في تعامل موظفينا مع مسألة إنهاء الأعمال و المشاريع ،
و يعود ذلك الى الزيادات التي تطرأ على العمل و بالتالي مواجهة الأعمال الجديدة التي قد تحدث اضراراً في ادارة العمل
و لكن بامكاننا تجنب هذه المشكلة من خلال الطلب من الموظفين ان يقوموا بقسم المهام الموكلة البهم إلى أجزاء و من ثم تعيين تلك المهام بشكل صحيح ،
و بكل تأكيد و باتباع هذا الاجراء سيساعد الموظفين على ادارة الوقت الخاص بهم و سيصبح انجاز المهمة بشكل اسرع و بتفوق أكبر داخل الفريق ،
الابتعاد عن الاشياء الملهية
من المحتمل و بشكل كبير ان تسوء الأشياء التي نقوم بها و نهدف إلى تحقيقها عندما نقوم بتحقيق اهداف مخطط لها مع اكمال بعض المهام الاساسية ،
و بحسب العديد من الدراسات فإن الأمر يستغرق 24 دقيقة حتى يتمكن الانسان من العودة للتركيز في العمل بعد الانتهاء من الالهاء ، و هذا بكل تأكيد سينعكس سلباً على كفاءة العمل و الوقت
و لنتمكن من حل هذه المشكلة يمكن للموظفين مراجعة البريد الإلكتروني الخاص بهم مرة او مرتين اثناء العمل ، و التقليل من الوسائط الاجتماعية و تصفح الانترنت و المكالمات الهاتفية للتركيز اكثر اثناء العمل ،
التخطيط ليوم مقدم من العمل
من الطرق الجيدة لمنع تراكم الأعمال و المهام هي تحديد المهام يومنا مسبقاً ،
و تعتبر هذه التقنية من اهم التقنيات التي تساعد في تنظيم اليوم بالاضافة إلى انها تقدم افكار كاملة حول الاشياء التي يرغب الموظفون بالقيام بها ، و هذا بالتأكيد سيقدم للموظفين حلول مميزة لإدارة الوقت
استخدام ادوات ادارة الوقت
هناك العديد من الادوات التي يمكن أن نستخدمها لنتمكن من تحقيق أقصر استفادة من الوقت بين ايدينا و المتاح لنا ، و من هذه الادوات ما يلي :
تو دو ليست : تساعد هذه الاداة في التركيز على تأليف العمل و التخطيط لكل شيء وفقاً ليومنا المتاح
واتس اب بوسينيس : هذه الاداة من شأنها ان تسمح لنا ببناء اتصال غير متدفق داخل الشركة الخاصة بنا دون ان نغادر الطاولة ، و هذا الأمر بالتأكيد سيوفر علينا الكثير من الوقت
تايم تراكينغ اب : يمكن بهذه الاداة الحفاظ على مسار وقتنا و مقدار الوقت الذي نمنحه لاكمال مهمة واحدة
فوائد ادارة الوقت
عندما نكون اصحاب عمل فهذا يعني باننا يجب أن ان مدير الوقت و العمل في نفس الوقت ، حيث ان ادارة الوقت تعتبر من اكثر المهارات قيمة لدينا و لكن الكثير من الشركات و الاشخاص يعانون من تلك المشكلة ،
يوجد العديد من المزايا الخاصة باستراتيجيات ادارة الوقت الصحية و هي لا تحصى ، فإن الشركات التي تعمل على ادارة الوقت بالشكل الجيد تكون في وضع جيد لتتمكن من تقديم منتجات و خدمات باستمرار في وقتها المحدد ،
حيث تشير ادارة الوقت الكافية الى ان الشركة تكون مرهلة لحل أي مشاكل او صعوبات تحدث دون اي تأثير كبير على الاداء اليومي ،